Barrierefreies PDF
Worauf zu achten ist und
wie ein barrierefreies PDF erstellt wird
Digitale Barrierefreiheit endet nicht bei Webseiten. Bedienungs- oder Montageanleitungen, Produktdatenblätter und Widerrufserklärungen in Online-Shops sind nur ein paar Dokumente, die jedem Menschen im Alltag begegnen. Und somit auch für jeden als barrierefreies PDF zugänglich sein sollte.
Ist die Ursprungsdatei für ein barrierefreies PDF nicht sauber angelegt und wird das PDF am Ende nicht für die Barrierefreiheit bearbeitet, können Screenreader diese genauso wenig auslesen, wie ein Steuerung über die Tastatur möglich ist. Wer also seinen Kunden in jeder Lebenssituation (diese kann auch temporär durch einen Unfall oder eine Krankheit entstehen) den Zugang zu seinen Dokumenten ermöglichen möchte, sollte seine Dokumente daraufhin untersuchen und optimieren.
Damit das klappt, startet die Arbeit bereits beim Anlegen des Dokuments. Egal, ob es in Word, InDesign, Canva oder einer Powerpoint passiert.
So gehen Sie in der Ursprungsdatei für ein barrierefreies PDF vor
- Geben Sie dem Dokument in den Dateiinformationen (Metadaten) den Titel des Dokumentes der auf dem Deckblatt steht ein.
- Erstellen Sie eine korrekte Überschriftenstruktur. Auf eine einmalige H1 folgt eine H2 und dann die H3. Screenreader und Tabulatoren lesen diese Struktur aus und führen in der richtigen Reihenfolge durch das Dokument.
- Versehen Sie jedes Bild mit Alt-Texten, die beschreiben, was darauf zu sehen ist.
- Grafische Elemente, die nur der Optik dienen, müssen als „Artefakt“ bezeichnet werden. Dann weiß ein Screenreader, das er es überspringen kann.
- Definieren Sie Kopf- und Fußzeilen in Tabellen, damit sie als solche erkannt werden.
- Achten Sie darauf, dass keine Objekte oder Bilder versehentlich über anderen Elementen liegen. Das erzeugt später Fehler, die sie lange suchen müssen.
Anschließend PDF schreiben und optimieren:
- Beim Schreiben des PDFs die Funktion „PDF mit Tags erstellen“ aktivieren, damit die von Ihnen gesetzten Tags auch erkannt werden.
- Haben Sie viele Elemente wie Aufzählungszeichen, Tabellenlinie oder ähnliches, gehen Sie in das Tool „Druckproduktion“, dann in den Punkt Preflight und korrigieren Sie „Alle Nicht-Struktur-Elemente als Artefakt markieren“. Das vereinfacht den Prozess und sie haben keine ungetagten Elemente.
- Ebenfalls im Preflight „Tab-Struktur-Reihenfolge auf Struktur festlegen“ fixen.
- Benennen Sie Formularfelder und setzen Sie die richtige Tab-Reihenfolge.
- Betten Sie Hyperlinks ein, sollten Sie Domains oder Mailadresse in dem Dokument haben.
- Für längere Dokumente empfehlen sich Lesezeichen, damit sich die Nutzer merken können, wo sie gerade sind und nicht wieder von vorne anfangen müssen.
Prüfen Sie Ihr Barrierefreies PDF
- PAC (PDF Accessibility Checker) – kostenloses Tool mit ausführlicher Fehleranalyse und Prüfung nach PDF/UA
- Für den Schnellcheck empfehlen wir: check.axes4.com
Natürlich sind die Dokumente unterschiedlich im Einsatz und Aufbau. So kann es sein, dass in unseren Praxistipps was fehlt oder gar nicht nötig ist.